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Frequently Asked Questions

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1. Was ist Prot-On und wie funktioniert es?

Was ist Prot-On?

Prot-On On ist eine webbasierte Sicherheitssoftware, die es Ihnen erlaubt, Dokumente, Bilder, Videos, Audios oder Emails zu schützen und zu kontrollieren, wer, wie und wann diese Dateien benutzen kann. Versenden Sie geschützte Dokumente wie gewohnt (Email, Hochladen in die Cloud, USB…). Kontrollieren Sie durch Berichte die Aktivitäten und ändern Sie auf Wunsch die Berechtigung zu jeder Zeit.

So funktioniert es?

wasproton

Mit Prot-On ist sehr einfach in der Bedienung. Sie müssen nur Ihr Dokument schützen. Nach dem Schützen können Sie die Berechtigungen mit der Prot-On Rechteverwaltung über jeden Webbrowser steuern. Dort finden Sie eine Liste ihrer geschützten Dokumente und wählen die Berechtigungen, die Sie für den Nutzer vergeben möchten. Zu jeder Zeit können Sie Berechtigungen ändern und Aktivitätsberichte einsehen.
Teilen Sie ein geschütztes Dokument so wie Sie möchten: per Email, Dropbox, usw.
Vergeben Sie Berechtigungen auch nachdem Sie die Datei verteilt haben.
Ein Nutzer der nicht bei Prot-On registriert ist und keine Berechtigung hat, kann Ihre geschützten Dokumente nicht öffnen.

Warum Prot-On?

Prot-On bietet eine kostenlose Variante für Nutzer, die Dokumente und Bilder verteilen und auch schützen möchten. Die Premium Variante bietet erweiterte Funktionen zum Schutz des geistigen Eigentums und eine Unternehmenslizenz ist für Firmen erhältlich, die sich gegen Datenlecks schützen möchten.

2. Starten Sie mit Prot-On

Um mit Prot-On zu starten, haben Sie 2 Möglichkeiten:

Verwenden Sie Prot-On Drag´n Drop Dies erlaubt Ihnen, geschützte Dokumente zu betrachten und Dokumente zu schützen, ohne den Prot-On Client zu installieren. Sie müssen sich lediglich mit Ihrer Prot-On ID einloggen.

Zu Prot-On Drag n´Drop

Oder laden Sie Prot-On für Ihr System herunter (Windows, Mac, iOS und Android), um alle Funktionen zu nutzen (Ordner schützen, Plug-Ins für MS Office und Webbrowser, Dokumente bearbeiten, Texte schützen…)

Zum Prot-On Download

3. Dateien schützen

Nachdem Sie die Anwendung installiert haben (Sie können zum Schutz MS-Office-Dokumente, PDF-oder txt, Bild, Videos, Audios) können Sie auf zwei Arten Dateien schützen:

Im Rechtemanager können Sie Nutzer oder Gruppen Berechtigungen zuweisen. Wenn der Nutzer nicht gefunden wird, können Sie seine Email Adresse eingeben und direkt eine Einladung versenden.
 

 

Alternativ können Sie auf „Profil bearbeiten“ auf der Seite des Rechtemanagers klicken. Auf der linken Seite finden Sie den Menüpunkt „Zu Prot-On einladen“. Hier können Sie einzelne Kontakte einladen oder Kontakte aus Ihrem Email Account importieren.
4. Nutzungsrechte einräumen

Im vorgehenden Schritt haben wir das Schützen eines Dokuments behandelt. Der nächste Schritt ist, diesem Dokument Berechtigungen zuzuweisen. Öffnen Sie die Rechteverwaltung, und Sie werden das folgende Bild sehen: Auf der linken Seite ist eine Liste Ihrer zuvor geschützten Dokumente. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und fügen Sie Benutzer hinzu, denen Sie Berechtigungen zuweisen möchten. Sie können bestimmen, ob der Nutzer das Dokument, lesen, bearbeiten, drucken, usw. darf. Wenn die Person, die Sie hinzufügen möchten, noch keine Prot-On ID besitzt, können Sie diese über die Funktion „Nutzer hinzufügen“ einladen, sich bei Prot-On anzumelden. Ein Nutzer, der nicht bei Prot-On registriert ist und keine Berechtigung hat, kann Ihre geschützten Dokumente nicht öffnen. Das Bild zeigt die verfügbaren Optionen, wenn Sie Berechtigungen zuweisen. permissionmanager

WICHTIG: Wenn Sie ein Dokument schützen, wird immer zunächst das Standardrecht dem Dokument zugewiesen. Sie können Berechtigungen jederzeit zuweisen und entfernen, auch nach Verteilung des Dokuments.

5. Texte, Emails, Blogeinträge, … schützen

Der Text im untenstehenden Fenster steht exemplarisch für einen Emailtext oder einen Blogeintrag. Schützen Sie den Text …

Sie haben 2 Möglichkeiten, diesen Text zu schützen:

Im Rechtemanager können Sie Nutzer oder Gruppen Berechtigungen zuweisen. Wenn der Nutzer nicht gefunden wird, können Sie seine Email Adresse eingeben und direkt eine Einladung versenden.

 

Alternativ können Sie auf „Profil bearbeiten“ auf der Seite des Rechtemanagers klicken. Auf der linken Seite finden Sie den Menüpunkt „Zu Prot-On einladen“. Hier können Sie einzelne Kontakte einladen oder Kontakte aus Ihrem Email Account importieren.

Sie können den Text jetzt versenden oder posten. Nur berechtigte Nutzer können diesen lesen. Dem Text wurde das Standardrecht zugewiesen, im vorhergehenden Schritt ist beschrieben, wie Sie die Berechtigung anpassen können. Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie ihre Mails leicht mit dem Prot-On Outlook Plugin schützen (Siehe Schritt 8)

6. Ein Dokument geschützt mit Prot-On

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7. MS Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint) schützen

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8. Emails über Outlook schützen

In Schritt 5 haben wir das Schützen von Text in Emails, Blogeinträgen und ähnliches behandeltin. Wenn Sie MS Outlook verwenden, können Sie mit dem Prot-On Plugin noch einfacher Text und sogar Anhänge schützen.

protect-outlook

Dem Empfänger (basierend auf der Emailadresse) der geschützten Email wird automatisch Leseberechtigung für den Text und die Anhänge zugewiesen und wenn die Person noch keine Prot-On ID besitzt, erhält Sie eine Einladung zur Registrierung.
Wenn Sie weitere Berechtigungen erteilen oder zurückziehen möchten, können Sie dies leicht über den Rechtemanager erledigen.

9. Einen Ordner schützen (Protonize Ordner)

Sie können auch einen Ordner und dessen Unterordner auf Ihrem PC schützen und Berechtigungen zuweisen. Alle unterstützen Dokumente in diesem Ordner werden automatisch mit diesen Rechten geschützt
(nur für Premium und Corporate).

10. Geschütze Dokumente auf Ihre Dropbox laden

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11. Encrypt files in Box or ownCloud

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12. Freunde zu Prot-On einladen

Jeder Nutzer, dem Sie Ihre geschützten Dokumente zur Verfügung stellen möchten, benötigt einen Prot-On Account. Sie können diese Personen auf 2 Arten einladen, einen kostenlosen Account zu erstellen:

Einladung
Im Rechtemanager können Sie Nutzer oder Gruppen Berechtigungen zuweisen. Wenn der Nutzer nicht gefunden wird, können Sie seine Email Adresse eingeben und direkt eine Einladung versenden.
 

 

Alternativ können Sie auf „Profil bearbeiten“ auf der Seite des Rechtemanagers klicken. Auf der linken Seite finden Sie den Menüpunkt „Zu Prot-On einladen“. Hier können Sie einzelne Kontakte einladen oder Kontakte aus Ihrem Email Account importieren.
13. Installieren Sie Prot-On auf Ihrem Tablet oder Smartphone
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